Collect&Go PDF kasticket automatisch opslaan in Google Drive

Introductie

Sinds een aantal maanden krijgen klanten van Colruyt’s Collect& Go (de dienst waarbij boodschappen online worden besteld en ze dan op een zelf gekozen tijdstip afhaalt) met een Xtra kaart niet langer een kassa ticket mee naar huis bij hun aankopen. Colruyt kiest voor de digitale weg: bij elke aankoop krijg de klant een e-mailtje met het kasticket als bijlage (in PDF formaat) en niet langer een papieren print-out. Zowel economisch, ecologisch als praktisch lijkt me dit een goede aanpassing.

In deze blog post leg ik jou uit hoe je deze kastickets in jouw e-mail inbox automatisch kan bewaren in Google Drive op een gestructureerde manier.

  • Automatisch: geen interventie nodig (‘set it and forget it’)
  • Gestructureerd: met specifieke en unieke bestandsnaam, in een zelfgekozen mappenstructuur.

Context: waarom ik digitaliseer

Met een verhuis in het vooruitzicht, probeer ik steeds meer papieren te digitaliseren. Ik heb mappen vol facturen, aankoopbewijzen en noem maar op – deze mappen zijn zwaar, lelijk en nemen heel wat plaats in. Digitaliseren gebeurt hoofdzakelijk met Office Lens: een app van Microsoft voor iPhone of Android (heb je een beter alternatief, laat gerust weten in de reacties). Hierbij neem ik simpelweg een foto van een document en converteer deze naar PDF.

Deze digitaliseringsoefening leidde er toe dat ik algemeen meer ging nadenken over hoe ik data waarmee ik in aanraking kom kan digitaliseren en gestructureerd verwerken. Een leuk project leek me de e-mails die ik krijg van Colruyt met het kasticket van mijn aankopen via Collect&Go.

Na elke aankoop bij Colruyt’s Collect&Go, krijg je jouw kassa ticket per e-mail als PDF opgestuurd.

“Data is a precious thing and will last longer than the systems themselves.”.

Tim Berners-Lee, inventor of the World Wide Web

Wat Tim (zie quote hierboven) zegt klopt helemaal en is ook het idee achter dit projectje. Hoewel het kasticket ook is te downloaden via de website van Colruyt, is het nooit zeker hoe lang deze data beschikbaar zal blijven, of in welke vorm. Dit zelf bewaren zorgt voor een bepaalde zekerheid.

Digitaliseren op zich is natuurlijk geen doel: het moet ergens waarde brengen. In mijn geval vind ik de waarde in volgende zaken:

  • Prijzen vergelijken: het bijhouden van kasticket informatie stelt me in staat om prijzen van eenzelfde product over de tijd heen te vergelijken.
  • De informatie geeft me inzichten in mijn aankoopgedrag.
  • En ook zeer belangrijk: dit project is leerrijk, en ik kan het delen met jou 😉

Benodigdheden en waar we naar toe werken

Deze blog post is dus een soort ‘how-to’. We willen naar het volgende scenario toe werken:

  • Winkelen bij Collect&Go
  • E-mail ontvangen, met in bijgevoegd het kasticket in PDF formaat
  • PDF (automatisch) opslaan in Google Drive
    • Google Drive mappenstructuur wordt aangepast op basis van jaar/maand
    • Bestandsnaam wordt aangepast op basis van sequentie

Je hebt nodig:

  • Google account (@gmail.com of G Suite e-mail adres, met actieve Google Drive)
  • Maximaal 20 minuten

Gmail bijlagen automatisch opslaan in Google Drive

Eerst gaan we in Gmail een filter maken, die de gewenst e-mails een label toewijst. Dan zal een script deze specifieke e-mails (i.e. van Colruyt) ophalen uit inbox, de PDF er uit halen, en vervolgens deze opslaan in jouw Google Drive (op een locatie naar keuze).

  1. Open Gmail web (https://mail.google.com) en log in
  2. In Instellingen, ga naar Labels en maak een nieuw label aan
  3. Maak nu een filter aan: from:([email protected]) subject:Kasticket has:attachment -in:chats en kies om jouw label toe te voegen voor alle mails die aan deze criteria voldoen. Vergeet niet een ster toe te wijzen aan e-mails die aan de filter voldoen.
  4. Klik hier om het Google Script bestand te openen. Via het menu maak je een kopie aan voor jezelf.
  5. In jouw kopie, pas de parameters aan voor jouw situatie:
    • GMAIL_LABEL: jouw gekozen label in stap 2.
    • GDRIVE_FILE: de locatie in Google Drive waar je de PDF bestanden wilt opslaan
  6. Klik op ‘Uitvoeren’, ‘Functie uitvoeren’, ‘mail’ en geef vervolgens de nodige toestemming aan jouw script om toegang te krijgen tot je Google Drive bestanden
  7. Om dit script recurrent te laten draaien, heb je een Trigger nodig. Klik op ‘Bewerken’, ‘Triggers voor huidig project’ en voeg een trigger toe (tijdsgebonden)

Parameters instellen in jouw script

$nameThe original attachment name 
$extThe file extension of the original attachment 
$domainThe domain part of the sender who sent the attachment 
$sublabelThe sub label(s) under your configured label where the message was found 
$yYear the message was received at 
$mMonth the message was received at 
$dDay the message was received at 
$hHour the message was received at 
$iMinute when the message was received at 
$sSecond when the message was received at 
$mcThe message number in the thread, starting at 0 
$acThe attachment number in the thread, starting at 0

Bron voor dit project is: Splitbrain.org

My personal smartphone history – Every smartphone I’ve owned since 2009

With the COVID-19 pandemic, it continues to amaze how technology is impacting our lives. The economy is certainly affected by the pandemic, but thanks to technology, in fact, my personal view is that society is still productive and evolving. Individuals and companies are relying more on technology as well in order to communicate with each other: video conferencing apps as Zoom, Apple Facetime or Whatsapp video calling are very popular. And that bring me to this blog post: smartphones are still one of the key hardware devices that are used by people to communicate, and in particular to do video calling.

Continue reading “My personal smartphone history – Every smartphone I’ve owned since 2009”

Coronavirus: Zo maak je thuis zelf een mondmasker

Er circuleert heel wat informatie momenteel die gaat over ‘het coronavirus’, ook wel Coronavirus Disease (COVID-19) genoemd. Helaas is er ook veel foutieve en tegenstrijdige informatie die wordt gedeeld – informatie die ik persoonljik zelf niet altijd kan verifieren. De bedoeling van deze blogpost is om 1 website verder uit te lichten die wél correcte informatie bevat: hoe zelf je eigen mondmasker te maken in deze tijden. Er is namelijk een groot tekort aan maskers op dit moment.

Continue reading “Coronavirus: Zo maak je thuis zelf een mondmasker”

'Bingosparen' – Een unieke manier om 1.378 euro extra te sparen per jaar

Sparen is geen evidentie. Hoewel al heel wat mensen sparen in ons land, toch blijkt dat 1 op de 3 Belgen helemaal niets spaart (cijfers van 2017). En voor de mensen die toch sparen: ongeveer de helft van ons is niet tevreden over het gespaarde bedrag. Allemaal interessante cijfers vond ik. En daarom wou ik even delen wat ik (gelinkt aan deze cijfers) onlangs las bij de Taaltelefoon over een concept dat ‘Bingosparen’ heet.

Continue reading “'Bingosparen' – Een unieke manier om 1.378 euro extra te sparen per jaar”

Bereken het Voordeel Alle Aard (VAA) voor jouw bedrijfswagen in 2020

“Bedrijfswagen nooit zo populair”, schrijft De Tijd op 7 januari 2020. Er worden maar liefst meer dan 300.000 wagens ingeschreven in heel 2019 door bedrijven. Voor mij reden te meer om hier eens dieper op in te gaan!

Continue reading “Bereken het Voordeel Alle Aard (VAA) voor jouw bedrijfswagen in 2020”

Buying “Best Beer in the World” Westvleteren at the Abbey: My experience

Introduction

Imagine you can have access to the best beer in the world. According to RateBeer, the Westvleren beer has an overall rating of 99 out of 100. This Belgian beer is made by Trappist monks in a small place called Vleteren. Ever wondered how it works to get your hands on a beer that only locally brewed and in such a small batches? Does it live up to its name in terms of overall taste and quality? In this blogpost, I want share my buying experience in text and pictures.

Continue reading “Buying “Best Beer in the World” Westvleteren at the Abbey: My experience”

Jouw internetsnelheid verbeteren en bereik vergroten in 10 stappen!

Traag internet thuis? Ik geef je 10 tips die je kan gebruiken om de download en upload snelheid van jouw draadloos internet te versnellen, alsook hoe je het bereik van je internet kan vergroten. Ik geef bovendien specifieke tips voor klanten van Proximus en Telenet.

Continue reading “Jouw internetsnelheid verbeteren en bereik vergroten in 10 stappen!”

How to Come up with a Great Business Idea for a Start-up

The very first thing you want to do before you actually start building your start-up, is thinking about a great idea. Every company has started with an idea: you should have an idea too!

Continue reading “How to Come up with a Great Business Idea for a Start-up”

Increase productivity by inverting your day: method to work smarter

Introduction

Often, we have plenty of things or our agenda to work on during a business day. This can range from networking drinks, to important meetings, workshops, one-on-one meetings with your manager, … and in the meantime, work should be done as well of course. However, from my own personal experience, I noticed that these ‘events’ became more important than doing actual work. I had to find a way to increase my productivity. After aligning with Renaud Careme, experienced (Agile) trainer, we created a plan of action to improve efficiency and become happier at work. I call it ‘the inverted day’ as your starting point is not the morning, but the end of your day.

Continue reading “Increase productivity by inverting your day: method to work smarter”

Hoe koop ik Bitcoins? Stap-voor-stap uitleg

De Bitcoin prijs gaat momenteel sterk naar omhoog. Je hoort ook zeer frequent over Bitcoin op het nieuws en het betaalmiddel is zelfs het gespreksonderwerp op kantoor tijdens de koffiepauze. Kortom, Bitcoin staat in de spotlights en ook naar de toekomst toe lijkt de digitale munt niet te stoppen. Maar je vraag je misschien nu af: hoe koop ik Bitcoins met mijn Euro’s? Continue reading “Hoe koop ik Bitcoins? Stap-voor-stap uitleg”